محاسبة المواد

محاسبة المواد (تقييم المخزون)

المطلب الأول : الدقة في تسجيل و قياس قيود المخزون

أ- الدقة في تسجيل قيود المخزون :

   تعتمد الفائدة من قيود المخزون على مقدار و درجة الدقة المتوخاة في تسجيل هذه القيود ، حيث تقوم المنظمة عادة بتحديد صافي المتطلبات حول المفردة الواحدة من خلال الإعتماد على قيود التخزين و صحة البيانات المتعلقة بالتخزين و كذلك تعتمد عملية إطلاق أوامر الشراء ( أو الإنتاج ) على ما متوفر من المواد و السلع في المستودعات التي تظهر في تحليل أداء المخزون.

فإذا كانت السجلات تحتوي على بيانات غير دقيقة يؤدي ذلك إما إلى حدوث حالات النقيضة بالمخزون من المواد و السلع مما يؤدي ذلك إلى تشويش و إرباك الجدولة و التأخير في توريد طلبات الزبائن و كذلك فقدان المبيعات و تدهور مؤشر الإنتاجية بالإضافة إلى حدوث الزيادة في المخزون و التي تعني تخزين مفردات و كميات خاطئة .

نستعرض الآن بعض الأمثلة التي تسبب في حدوث الأخطاء في قيود المخزون .

·      سحب غير المخول للمواد المخزنة .

·      ضعف الجوانب الأمنية لمواقع التخزين .

·      القيود الإجرائية غير الدقيقة و التي من الممكن أن تظهر خلالها الأخطاء بسبب عدم الدقة في الجرد الفعلي أو عدم تسجيل قيود الإجراء أو التأخير في تسجيل قيود الإجراءات و كذا عدم الدقة في موقع المفردة في تعريف و تحديد المفردة .

كما يعد الفرد العامل غير المتدرب من العوامل المسببة في حدوث الأخطاء في قيود المخزون و لغرض تحاشي حدوث مثل هذه الحالات لابد من توافر ثلاث مفردات من المعلومات الدقيقة و هي توصيف المفردة ( رقم أو رمز المفردة ) و الكمية و الموقع ، حيث تساعد هذه المعلومات في دقة تسجيل قيود التخزين و من ثمة :

-      التشغيل الكفؤ لنظام إدارة المواد .

-      ادامة مستوى مقبول لخدمة المستهلك .

-      التشغيل الفعال و الكفؤ .

-      تحليل المخزون .

ب- دقة قياس قيود المخزون :

   إن دقة قيود المخزون لابد من أن تكون 100% و هي تمثل الحالة المثالية ، لابد من تحديد مستوى التباين المسموح به لكل مفردة مخزنة ، و يعني لبعض المفردات عدم وجود سماحات أو تباين مسموح به و لمفردات أخرى قد يكون مكلف جدا قياس مخزونا و السيطرة عليه بدقة عالية ، و لهذا يجب الإعتماد على قيمة و طبيعة الأهمية الحرجة للمفردة و درجة توفرها و مدة توريدها و أهميتها بالنسبة للعمليات الأساسية و مسائل الأمان أو الصعوبة في الوصول على مقياس دقيق للمفردة .

المطلب 2 : جرد المخزون

   لا يمكن لأي نظام مخزني من أن يعمل بصورة فعالة ما لم تكن قيود دقيقة و بيانات مخزنة صحيحة في هذا النظام ، و أن تحقيق السيطرة الملائمة على المواد المخزونة بالإضافة إلى البيانات و القيود المتعلقة بها .

أ- البيانات الضرورية :  تتطلب تحقيق السيطرة على المخزون بعض البيانات الأساسية فمنها :

* مواصفات المفردات المخزونة و ثباتها .

* مواقع المفردات المخزونة في داخل المستودعات .

* كلف المفردة المخزونة بالإضافة إلى سعر الشراء .

* المفردات المخزونة الإحلالية .

* عمر المفردة على السوق ( أو في الخانة ) .

* إستخدام المفردة المخزونة .

* تاريخ دخول و تاريخ سحب المفردة من المستودع .

* مصادر التزويد .

* الموازنة .

ب- تخطيط مواقع المخزون :  إن تخطيط مواقع المخزن يقوم على تحقيق نظام الرقابة الفعلية للمخزون ، و أهم طريقة تستعمل في ذلك هي طريقة إستخدام ما يسمى بنظام محدد الموقع ، و بموجب هذا النظام يتم تقسيم أماكن أو مواقع التخزين إلى أقسام و أقسام فرعية و لكل تقسيم نظام ترميز خاص .

فنظام محدد الموقع يستخدم ثلاث أنواع من المواقع هي :

·      المواقع الثابتة : يجري بموجبه خزن كل مفردة في موقع خاص محدد و معين و ثابت في المستودعات ، إن هذه الطريقة تقلل من عناء البحث عن المفردات ، إلا أنها قد تؤدي إلى الإستغلال غير الكفء للمساحات المخزنية .

·      الموقع العشوائي :  بموجب هذا التقسيم فإن المفردات المخزنية لا يخصص لكل منها موقع ثابت معين كما هو الحال بطريقة التقسيم السابق ، و إنما يجري خزن المفردات المخزنية لا يخصص لكل منها موقع ثابت معين كما هو الحال بطريقة التقسيم السابق ، و إنما يجري خزن المفردات في المكان الأسهل المفتوح و هذا يعني أنه من الممكن خزن المفردة الواحدة في عدة أماكن .

·      المواقع المشتركة : يعتبر هذا التقسيم مزيجا للطريقتين أعلاه ، و يتم بموجبه تجميع المفردات المخزونة في أي مكان فارغ و متوفر خلال نفس المنطقة و بموجب هذه الطريقة فإنه يتم استغلال المخزنية بكفاءة أكثر .

جـ- أنواع الجرد :

  تستخدم طريقان أساسيتان في فحص و تدقيق القيود المخزنية هما :

الجرد الدوري ( عادة ما يكون سنويا ) : لكافة المفردات المخزونة .

الجرد المستمر ( غالبا ما يكون يوميا ) :  لمجموعة من المفردات .

 * الجرد الدوري :  و التي يتم بموجبها إجراء التدقيق الدوري على أرصدة و قيود المخزون الفعلي لغرض التحقق من مطابقتها للقيود المخزنية في المستودعات و بمعنى آخر ، يهدف الجرد الدوري إلى تأمين الرضى و القناعة لدى المدققين المالييين من أن قيود الجرد تمثل القيمة الفعلية للمخزون .

أما بالنسبة للمخطط ( أو المبرمج ) فإن الجرد الفعلي للمخزون يعني الفرصة التي تساعده في تصحيح الانحرافات الممكنة في قيود المخزون .

ففي الوقت الذي يركز فيه المدققون الماليون على القيمة الكلية للمخزون فإن المخطط يركز على تفاصيل المفردة ، و تعود مسؤولية القيام بالجرد الفعلي على عاتق مدير المواد الذي يتحقق من وجود الخطة الجيدة للمخزون و التي يتطلب من المعنيين بشؤون المخزون من متابعتها .

و من أجل تفعيل عملية الجرد الفعلي لابد من توفير :

- ترتيب المواد المخزونة في مواقعها بشكل يسهل عملية الجرد .

- توصيف المفردات .

- التعليمات اللازمة حول آلية إجراء عملية الجرد الفعلي مع تحديد من هو المسؤول عن ذلك .

- تحديد فريق الجرد الذي يتكون من شخصين فما فوق مع تحديد المسؤوليات في المحاسبة و التدقيق و الفحص و تسجيل البيانات المتعلقة بمستويات الجرد .

و تشمل عملية الجرد الخطوات التالية :

* التحقق من الحساب بواسطة إعادة العد أو بواسطة أخذ عينة من الكمية الكبيرة .

* بعد الانتهاء من عملية التأكد من الكمية الفعلية ، يجري تجميع البطاقات و عمل بطاقات المخزون .

* العمل على إجراء المقاصة للفروقات التي تظهر ما بين قيود المخزون و بين المخزون الفعلي خاصة بالنسبة لقيمة المخزون .

* الجرد المستمر : يعتمد على تحقيق السيطرة على دقة البيانات المتعلقة بالمخزون و المحافظة عليها في أعلى مستوى ممكن و تجرى جدولة مواقيت الجرد الفعلي بحيث يغطي جميع المفردات على الأقل مرة واحدة خلال السنة ، و قد تخضع بعض المفردات إلى الجرد المتكرر خلال السنة نظرا لأهميتها و تهدف هذه الطريقة إلى :

* تحديد مسميات الأخطاء .

* تصحيح ظروف حدوث الأخطاء .

* الوصول إلى أعلى مستوى في دقة بيانات و قيود المخزون .

* الحصول على الكشف الصحيح للموجودات .

و من مزايا الجرد المستمر هو :

- تقليل الزمن الذي تستغرقه معالجة المشاكل الناجمة من التخزين .

- التقليل بالكامل أو الجزئي للخسارة في الإنتاج .

و تستخدم العديد من الطرق في تحديد عدة مرات إجراء الجرد ، إلا أنها أكثرها استعمالا هي:

- طريقة باريتو .

- طريقة المناطق .

- طريقة تدقيق الموقع .

المبحث 2 : تقييم المخزون

  عكس تقييم الإدخالات الذي يتم بصفة جد بسيطة ، نجد هناك عدة طرق في تقييم الإخراجات ، و هي مستعملة حسب أهداف و إختيارات المؤسسة ، و يمكن تقسيمها إلى نوعين أساسيين :

-      التقييم بالتكاليف الحقيقية .

-      التقييم بالتكاليف النظرية .

المطلب 1 : التقييم بالتكاليف الحقيقية

1- طريقة التكلفة الوسطية المرجحة :  تأخذ هذه الطريقة بعين الاعتبار قيمة الإدخالات و كمياتها و ذلك بضرب كل تكلفة وحدة لكل إدخال بتاريخ معين في عدد الوحدات التي دخلت في هذا التاريخ ، و مجموع هذه القيم يقسم و يرجع بالكميات :

أ- التكلفة الوسطية المرجحة بعد كل إدخال : يتم الإخراج فيها بالتكلفة الوسطية المرجحة بعد كل عملية إدخال ، أي أن الإخراجات تختلف في عملية تقييمها و بعد كل إدخال نحسب هذه التكلفة و تقيم بها الإخراجات التي تأتي مباشرة بعدها ، ثم نعيد الحساب بعد الإدخالات المقبلة و تقيم بها الإخراجات التي تأتي بعدها و هكذا دواليك .

إن هذه الطريقة تقضي على الفرو قات الوهمية و هو نوع من تحسين سعر المواد أي أنها تجعل السعر مكيفا مع الأسعار الجديدة الموجودة في السوق .

و تستخدم هذه الطريقة العلاقة التالية :  ^{( الإدخال الجديد + المخزون المتبقي ) بقيمته}

                                        ^{( الإدخال الجديد + المخزون المتبقي ) بكميته}

* و المثال التالي يوضح هذه الطريقة :

مثال : كانت حركة المخزون في شهر ديسمبر ن في المؤسسة (س) من المادة الأولية (ص) كما يلي : 01/12/ن : مخزون أول الشهر 1500 كلغ بـ 20 دج / كلغ .

02/12/ن : شراء 2000 كلغ بـ 21.05 دج / كلغ مع تخفيض يقدر بـ 10 % عن تسجيل عملية الدفع .

06/12/ن : إخراج إلى قسم الإنتاج 1800 كلغ .

08/12/ن : شراء 1600 كلغ بـ 23 دج ، الذي يشتمل صناديق قابلة للإسترجاع تقدر بـ 1.575 دج / و .

15/12/ن : إخراج إلى الاستعمال 1800 كلغ .

21/12/ن : إخراج إلى الاستعمال 700 كلغ .

22/12/ن : شراء 2000 كلغ بـ 21.7 دج تكلفة صافية .

27/12/ن : خروج إلى الإنتاج 1500 كلغ .

المطلوب : إعداد بطاقة حركة هذه المادة .

ملاحظات :

 02/12/ن : نلاحظ أن الشراء كان عليه تحقيق تخفيضات ناتجة عن عملية الدفع فورا بمقدار 10 % نظرا إلى تخفيض الثمن الناتج عن عملية التعجيل في الدفع فهي تعتبر كإيرادات مالية و بالتالي لا تطع عن تكلفة الشراء فتبقى تكلفة الشراء الوحدة تساوي 21.05 دج .

08/12/ن : شراء 1600 كلغ بتكلفة شراء 23 دج للكلغ منها 1.575 دج علاقات قابلة للإسترجاع و بالتالي فإنها تخرج من تكلفة الشراء .

تكلفة شراء الوحدة = 23 – 1.575 = 21.425 دج .

بطاقة حركة المخزون

ب- التكلفة الوسطية المرجحة لمجموع الإدخالات : بهذه الطريقة فإن تقييم مجموع الإخراجات يكون بتكلفة وحدة مشتركة تحسين بعد دخول كل مشتريات أو إنتاج الفترة ، لذا فإن الإخراجات تسجل أثناء إخراجها بالكميات فقط و في آخر الفترة عند حجم كل الإدخالات تحسب بها التكلفة الوسطية المرجحة و تقيم بها الإخراجات ، و تحسب تكلفة الوحدة وفق العلاقة :

مجموع الإدخالات للشهر بالكمية                مجموع كمية الإدخالات

مثال : بإستعمال المثال السابق ، إعداد بطاقة تبعا للطريقة التالية :

7100 – 1500

جـ- التكلفة الوسطية المرجحة لمجموع الإدخالات + مخزون أول المدة : تستعمل هذه الطريقة في حساب تكلفة الوحدات المنصرفة من المخازن و تحسب في آخر الفترة ، بعد الإطلاع على مجموع الإدخالات الحقيقية التي تتم في المؤسسة ، و نلاحظ أن هذه الطريقة لجميلها لمجموع الإدخالات و مخزون أول المدة فإنها تساهم في التخفيض من تأثيرات التغيرات التي يمكن أن تخضع لها تكلفة الإدخالات ، و تحسب بها مجموع الإخراجات بنفس تكلفة الوحدة أو تكلفة مشتركة ، و بالتالي تسمع بالحصول على سعر تكلفة أقل تأثيرا بهذه التغيرات .

و تحسب هذه التكلفة بالعلاقة :  ( مخزون أول مدة + مجموع الإدخالات ) تكلفة

( مخزون أول المدة + مجموع الإدخالات ) كمية

و تستعمل المثال السابق لتوضيح هذه الطريقة :

ملاحظات : نلاحظ أن الطريقة الأولى تحمل على الإنتاج أقل تكلفة للمواد الأولية من الطريقة الثانية ، أما الطريقة الثانية فهي أكثر تحميلا نظرا لعدم أخذ تكلفة مخزون أول المدة بعين الإعتبار ، إذ في حالة تغير تكلفة الوحدة في الارتفاع حسب هذا المثال ، فإن سعر التكلفة سوف يرتفع بدوره ، أما العكس فيكون بالعكس ، بينما نلاحظ أن الطريقة الثالثة التي تأخذ كل الإدخالات بما فيها مخزون أول مدة فهي تتوسط الطريقتين السابقتين و تعتبر أفضلها نظرا للتخفيف من التغيرات التي حصلت أو تحصل لتكلفة الوحدة للمواد التي تدخل إلى المخزن .

2- طريقتي FIFO و LIFO :

أ- ما يدخل أولا يخرج أولا : First In First Out

أي أن المواد التي تدخل أولا يخرج أولا ، و يتتابع الخروج حسب الأقدم في الدخول إلى الوصول إلى إخراج الإدخالات الأخيرة ، يمكن اعتماد هذه الطريقة بالنسبة للمواد التي تتأثر سريعا بعنصر الزمن و يتعلق الأمر بالمواد التي تتعرض سريعا للتلف .

من السهولة تطبيق طريقة FIFO و مواءمتها مع العمليات في الكثير من المؤسسات ، و هي تستخدم أيضا في الأنظمة الدورته للسيطرة على المخزون مما يجعل استخدامها يحقق ببساطة إعداد مستلزمات تسجيل القيود المخزنية .

و لغرض توضيح تطبيقات هذه الطريقة ، نعتمد المثال السابق :

نلاحظ أن هذه الطريقة قد أدت إلى انخفاض في مبلغ المواد المستهلكة بالنسبة لطريقة التكلفة المرجحة نظرا لارتفاع الأسعار للإدخالات الجديدة بالنسبة للقديمة ، بينما يبقى مخزون آخر المدة أكبر قيمة في الطريقة السابقة .

ب- طريقة ما يدخل آخرا يخرج أولا : Last In First out

حسب هذه الطريقة فإن المخزونات تخرج وفق ترتيب عكسي من دخولها ، أي الأحدث دخولا هو الذي يخرج أولا إلى الوصول إلى الأول دخولا و منه ينتج أن سعر التكلفة تحسب بتكلفة المواد التي إشتريت حديثا ، و المخزون النهائي يبقى بتكلفة المواد التي حصلت عليها المؤسسة أولا .

نعتمد نفس المثال لتوضيح هذه الطريقة:

ملاحظات :

  إن الهدف من استعمال هاتين الطريقتين هو الاحتفاظ بالمخزون لآخر الشهر و بأقل تكلفة و تحميل أكثر تكلفة على الإنتاج ، ففي حالة تغيرات سعر المواد المحصل عليها أو التي تدخل إلى المخازن نحو الارتفاع فمن الأحسن أن نستعمل طريقة ما يدخل آخرا يخرج أولا ، و تستعمل الطريقة الأخرى في حالة تغير الأسعار نحو الانخفاض كي يحصل دائما على محزون آخر المدة بقيمة أقل ، و في نفس الوقت سعر